Blended toezicht, een brug te ver?

Blended toezicht, een brug te ver?

Dinsdag, 03 januari

Het belang van veelvuldige communicatie en afstemming tussen leden van een Raad van Toezicht (RvT) of Raad van Commissarissen (RvC) is van groot belang voor de onderlinge afstemming en besluitvorming. Daarnaast is een juiste verslaglegging van belang om besluiten en afwegingen correct weer te geven alsmede om eventueel in een mogelijk later stadium als bewijs te kunnen overleggen. Het is gebruikelijk om dergelijke RvC/RvT bijeenkomsten aan de feitelijke tafel te organiseren. Maar waarom niet live online? Of een mix van beiden, ook wel blended geheten? Zijn er zaken die zich hiertegen verzetten? Of zien we juist voordelen in de praktijk?
 


Steeds vaker lezen we over misstanden in het toezicht van bedrijven en organisaties.  Tja, als het goed gaat wordt er niet zo snel geschreven.  Terecht of onterecht, het lijkt een groeiend fenomeen dat toezichthouders te weinig of te laat optreden, daar waar zich problemen aandienen. Een van de veel gehoorde opmerkingen in dat kader is het gebrek aan échte daadkracht  van commissarissen en toezichthouders op het moment dat het nodig is. Toch is het té gemakkelijk om altijd maar met de vinger naar de toezichthouders te wijzen. De meeste toezichthouders zijn serieus met hun vak bezig en zijn veelal afhankelijk van de juiste en met name tijdige informatie die men van de organisatie of bestuurders ontvangt.

Two tier toezicht

In ons “two tier” toezichtmodel van een separate toezichthouder (RvT/RvC fungeert als een apart orgaan) is mijns inziens communicatie  van het allerhoogste belang als het gaat om informatievergaring, afstemming en de daarmee gepaard gaande besluitvorming.  Zijn de veelal 6 of 7 bijeenkomsten per jaar voldoende  om serieus toezicht te kunnen houden?  Moet er niet meer communicatie en onderlinge afstemming zijn om de veelomvattende en soms complexe taken als toezichthouder naar behoren te kunnen vervullen? En hoe is dat voor sommige toezichthouders, die 4 tot 5 commissariaten erop na houden? Het juiste antwoord hierop is niet 1,2, 3 te zeggen, maar mijns inziens is méér onderlinge communicatie tussen bestuurders, méér feedback op de eigen besluitvorming en méér live contact met de bestuurders een must om als een (h)echt en slagvaardig team (bestuurders en RvT/RvC) te kunnen opereren.  Zeker geen garantie voor (nog) betere toezichthoudende prestaties, maar ik zie wel voordelen in de besluitvorming en onderlinge afstemming. Kwantiteit van contact wellicht ook ter verbetering van kwaliteit van toezicht. Maar hoe organiseer je dat?  Wellicht kunnen de moderne communicatie technieken hierin een helpende hand bieden? Ik pleit voor een blended communicatie model.

Blended commissariaat  

Meer en meer zien we live video communicatie als een normaal online communicatie middel. Zeker voor vergaderingen, maar ook steeds meer voor webinars en virtuele klassen. De sterk verbeterde internet  infrastructuur en de steeds snellere devices maken het mogelijk om met meerdere mensen snel in te loggen, vanuit ieders eigen werkplek,  om vervolgens met audio en video als groep te communiceren en voorstellen te bespreken. Alle informatie kan live worden gedeeld en gepresenteerd via het zogeheten screen sharen. Uiteraard in een geheel beveiligde omgeving.

 

Deze mogelijkheid zal de toezichthouders kunnen helpen om vaker een korte online sessie te organiseren als uitbreiding op de jaarlijkse 6 of 7 feitelijke ontmoetingen. Ook kan een gesprek van de voorzitter en of de gehele raad met de bestuurder(s) sneller worden ingepland en georganiseerd worden via de online methode.  Meer communicatie, nóg meer betrokkenheid en actuele informatie over en weer. Tevens is het opnemen van de bijeenkomst  inmiddels een standaard toepassing  bij de meer professionele software oplossingen, waardoor er aan afwegingen, besluitvorming en maatregelen niets verloren gaat en zelfs een nóg nauwkeurigere verslaglegging mogelijk is in vergelijk met het traditionele notuleren.

 

Blended commissariaat betekent een mix van zowel feitelijk bij elkaar komen in een vergaderruimte alsook in een virtuele online ruimte, oftewel het internet. Ik daag commissarissen en toezichthouders graag uit om dat eens in de praktijk te brengen. Meer communicatie, meer controle en inzicht en meer feedback via de recording van sessies… dat is (nog) modern(er)  toezicht anno 2017. Of hiermee een feitelijk beter toezicht wordt gecreëerd zal de toekomst moeten uitwijzen en of hiermee een betere besluitvorming zal plaatsvinden is eveneens de vraag. Vast staat wel dat meer communicatie en onderlinge afstemming beter is voor welke besluitvorming dan ook. Dus is het blended vergaderen zeker het proberen waard en geen brug te ver. Wij van Zoem Europe staan graag voor de toezichthouders klaar om hen hierin te adviseren en te ondersteunen.